Рули24

Работай, управляй, легко, интересно!

Как работать в СЭД

Как работать в сэд?

Как работать в  СЭД — системе электронного документооборота? Зачем нужен электронный документооборот? Какие есть правила хранения электронных документов?  Как происходит согласование электронного документа? Для чего нужна электронно-цифровая подпись? Как найти изменить электронный документ? Когда и как нужно автоматизировать бизнес-процессы электронного документообороте?  Подробнее.

Если вам нужно автоматизировать документооборот, обращайтесь.

Электронный документооборот нужно использовать в средних и крупных компаниях, когда есть большой объем корреспонденции: входящих, исходящих и организационно распорядительных документов.

Обязательных для хранения в электронном виде списка документов нет. В соответствии с действующим законодательством в электронном виде могут храниться документы, которые изначально составлены в электронной форме.

ЭЦП нужна для придания юридической значимости электронному документу, а также позволяет установить его целостность, подлинность и авторство.
Для согласования электронного документа нужно:
  1. Выбрать «СЭД/Входящий документ» либо «СЭД/Исходящий документ» либо «СЭД/Организационно — распорядительный документ.
  2. Выполнить «Состояние/Согласовать» в результате в детальной таблице закладка»Примечание» появится резолюция Согласованно.
Для того, чтобы внести изменения и дополнения в электронный документ нужно:
  1. Выбрать закладку детальной таблицы «Файл».
  2. Кликнуть мышкой на стрелочку в поле «Имя файла» откроется файл .
  3. Внести нужные изменения в файл.
  4. Выполнить «Правка/Добавить» и выбрать файл с которым работали.
  5. Заполнить поля «версия файла» и «аннотация» Сохранить.
Для поиска электронного документа есть три способа:
Первый способ — «Быстрый поиск»
  • Выделить курсором поле для поиска (имя файла, Вид документа, Код и так далее).
  • Поставить курсор на «Поиск по полю» прописать символ % и начать писать фразу, которая имеется в том поле, по которому ищем.
С использование символа «%» поиск идет в любом месте строки и в любом месте в слове.
Второй способ:
  • Выполнить «Сервис/Группировка» по любому полю.
Третий способ:
  • Выполнить «Сервис/Фильтр/Установить фильтр»
Бизнес процессы для электронного документооборота нужно использовать при большом объеме документооборота.
Когда в регламентах по работе с документами  есть много стадий: подготовка, согласование, подписание и так далее.
Когда с одним документом работает несколько исполнителей. При этом есть потери времени при работе с документами.
Таким образом обеспечивается логическая отработка взаимодействия различных подразделений, работающих с разными документами.